Процесс-ориентированный подход при проведении внутренних аудитов.
В этой статье представляем Вам методику проведения процесс-ориентированного аудита. Это только один из методов проведения аудита., который может быть применен для проведения внутренних аудитов в вашей организации.
Метод состоит из 7 основных последовательных этапов (шагов) и примерных вопросов, которые помогут аудитору достичь целей аудита:
1. Ответственность и полномочия
Прояснить/определить роли, задачи и полномочия внутри процесса (владелец процесса и сотрудники).
Кто какие задачи выполняет?
Описано/задокументировано ли это четко?
Определены полномочия?
Установлены ли правила взаимозаменяемости сотрудников?
2. Результаты, измерения, записи
Определить ключевые данные для аудита, KPI, достигнутые результаты, которые презентуются во время аудита на основе этих данных, факты.
Каким образом измеряется результативность?
Установленные показатели результативности адекватны по отношению к установленным целям и ожидаемым результатам?
3. Ожидаемые результаты
Достигнуты ли ожидаемые результаты?
Способ/метод достижения и планирования достижения этих результатов адекватны?
Какие доказательства и улучшения предоставлены?
Какие практики могут быть перенесены (использованы) в другие процессы?
Проверить «хорошие» и «плохие» результаты. Учесть их (возвращаться к ним) при проверке далее в ходе аудита.
4. Деятельность, методы, документированная информация
Далее проверке подлежат взаимосвязи внутри процесса, например, конкретные рабочие этапы или пересечения отдельных этапов этого процесса. Необходимо изучить, как реально работает процесс и как он задокументирован.
Вопросы, которые на этом этапе аудита могут быть заданы, относятся к глубине (подробности) описания процесса и относящихся к данному процессу рабочим инструкциям.
5. Входные данные, ресурсы
На этом этапе аудита проверяется качество «входов» и соответствие предоставленных ресурсов, так как эти критерии в значительной степени влияют на результативность процесса.
Здесь есть возможность определить (разобраться) причины, которые могут привести к ошибкам, а в последствии и к несоответствующей продукции/услугам.
6. Пересечения с другими процессами и предоставляемыми из вне услугами/продуктами.
На данном этапе есть возможность разобраться в областях взаимодействия всех лиц, вовлеченных в данный процесс, как сотрудников непосредственно этого процесса, так и «внешних» сотрудников (из других процессов).
Обычно на этом этапе вскрывается проблема «привязанности к организационной структуре», которая часто сильно отличается от схемы процессов организации.
Проверка (анализ) входов и выходов процессов особенно точно может показать возможные проблемы и сложности взаимодействия сотрудников из разных процессов.
Если в функционировании данного процесса задействованы также и внешние поставщики или процессы, отданные на аутсорсинг, то на этом этапе необходимо проверить и их.
7. Риски и возможности
Только после того, как вы получили представление о функционировании всего процесса имеет смысл приступать к проверке установленных для этого процесса рисков и возможностей, а также оценивать адекватность этих идентифицированных рисков и возможностей.
Тут имеет смысл задать вопрос сотрудникам организации о том, как оценивается результативность данного процесса самой организацией?