В этой статье представляем Вам методику проведения процесс-ориентированного аудита.
Это только один из методов проведения аудита., который может быть применен для проведения внутренних аудитов в вашей организации.
Это только один из методов проведения аудита., который может быть применен для проведения внутренних аудитов в вашей организации.
Метод состоит из 7 основных последовательных этапов (шагов) и примерных вопросов, которые помогут аудитору достичь целей аудита:
1. Ответственность и полномочия
2. Результаты, измерения, записи
3. Ожидаемые результаты
4. Деятельность, методы, документированная информация
5. Входные данные, ресурсы
6. Пересечения с другими процессами и предоставляемыми из вне услугами/продуктами.
7. Риски и возможности
1. Ответственность и полномочия
- Прояснить/определить роли, задачи и полномочия внутри процесса (владелец процесса и сотрудники).
- Кто какие задачи выполняет?
- Описано/задокументировано ли это четко?
- Определены полномочия?
- Установлены ли правила взаимозаменяемости сотрудников?
2. Результаты, измерения, записи
- Определить ключевые данные для аудита, KPI, достигнутые результаты, которые презентуются во время аудита на основе этих данных, факты.
- Каким образом измеряется результативность?
- Установленные показатели результативности адекватны по отношению к установленным целям и ожидаемым результатам?
3. Ожидаемые результаты
- Достигнуты ли ожидаемые результаты?
- Способ/метод достижения и планирования достижения этих результатов адекватны?
- Какие доказательства и улучшения предоставлены?
- Какие практики могут быть перенесены (использованы) в другие процессы?
- Проверить «хорошие» и «плохие» результаты. Учесть их (возвращаться к ним) при проверке далее в ходе аудита.
4. Деятельность, методы, документированная информация
- Далее проверке подлежат взаимосвязи внутри процесса, например, конкретные рабочие этапы или пересечения отдельных этапов этого процесса. Необходимо изучить, как реально работает процесс и как он задокументирован.
- Вопросы, которые на этом этапе аудита могут быть заданы, относятся к глубине (подробности) описания процесса и относящихся к данному процессу рабочим инструкциям.
5. Входные данные, ресурсы
- На этом этапе аудита проверяется качество «входов» и соответствие предоставленных ресурсов, так как эти критерии в значительной степени влияют на результативность процесса.
- Здесь есть возможность определить (разобраться) причины, которые могут привести к ошибкам, а в последствии и к несоответствующей продукции/услугам.
6. Пересечения с другими процессами и предоставляемыми из вне услугами/продуктами.
- На данном этапе есть возможность разобраться в областях взаимодействия всех лиц, вовлеченных в данный процесс, как сотрудников непосредственно этого процесса, так и «внешних» сотрудников (из других процессов).
- Обычно на этом этапе вскрывается проблема «привязанности к организационной структуре», которая часто сильно отличается от схемы процессов организации.
- Проверка (анализ) входов и выходов процессов особенно точно может показать возможные проблемы и сложности взаимодействия сотрудников из разных процессов.
- Если в функционировании данного процесса задействованы также и внешние поставщики или процессы, отданные на аутсорсинг, то на этом этапе необходимо проверить и их.
7. Риски и возможности
- Только после того, как вы получили представление о функционировании всего процесса имеет смысл приступать к проверке установленных для этого процесса рисков и возможностей, а также оценивать адекватность этих идентифицированных рисков и возможностей.
- Тут имеет смысл задать вопрос сотрудникам организации о том, как оценивается результативность данного процесса самой организацией?
- Как и кто анализирует этот процесс?
- Какие мероприятия по улучшению осуществляются?
